Einfach erklärt: So muss eine Rechnung aussehen

Vor einigen Tagen wurde mir von einer Freundin eine Reaktion eines E-Commerce Händlers zugespielt, der sich zu rechtfertigen suchte, dass sein Rechnungslayout rechtlich nicht korrekt ist. Die Frage „Wie erstelle ich eine Rechnung richtig?“ oder „Wie muss meine Rechnung aussehen?“ sind Fragen, die immer wieder auftauchen. Deshalb habe ich mich entschlossen allgemein das Thema Rechnung aus der rechtlichen Perspektive zu beleuchten. Nun aber erstmal die Reaktion des Händlers auf die Frage nach einer korrekten Rechnung:

iMessage Chatverlauf Rechtfertigung zu falsch ausgestellter Rechnung

Diese E-Mail lässt auf mehrere Wissenslücken stoßen, die ich an dieser Stelle mal versuche zu lösen. Die Probleme fangen gleich im ersten Satz an. Das Unternehmen scheint kein Rechnungsprogramm zu haben und liefert Rechnungen über den Abwicklungsdienst Billbee an. Persönlich habe ich mit diesem Anbieter noch keine Erfahrungen gemacht, dieser scheint ein Fullservice Angebot zum Multichannelverkauf für kleine Unternehmen anzubieten. Die Unternehmerin scheint leider nicht genau zu wissen, was eine Rechnungsnummer ist – welche Voraussetzungen diese hat und wofür diese genau da ist. Bei der betreffenden Rechnung wurde wohl eine Rechnung außerhalb des Anbieters geschrieben. Ebenso wurde wohl auf der Rechnung keine Steuernummer angegeben, was damit gerechtfertigt wurde das noch keine USt-ID Nummer vergeben sei.

Was dem Privatanwender meist ziemlich egal ist, ist unter Unternehmern wichtig. Insbesondere im geschäftlichen Warenverkehr (also B2B-Lieferungen) ist es notwendig, dass die Rechnungen korrekt ausgestellt sind, damit ein Vorsteuerabzug (Das Rückholen der bezahlten Mehrwertsteuer/Umsatzsteuer für betriebliche Ausgaben beim Finanzamt) durch den Käufer möglich ist. Die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug sind in §14 Umsatzsteuergesetz geregelt und somit gesetzlich für deutsche Unternehmen vorgeschrieben. Diese sind wie folgt

Dokumentenvoraussetzung (§14 (1), (2) und (3) UStG)

„(1) Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“

Hinter diesem sperrigen ersten Absatz verstecken sich einige Anforderungen, die zum Schluss eigentlich gar nicht so unverständlich sind. Absatz 2 regelt die Anforderungen über den Zeitraum der Rechnungserstellung, die Gutschriftenerstellung sowie Kommissionsrechnungen worauf ich hier nicht weiter eingehe.

In Absatz 3 heißt es:

„(3) Unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch 1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder 2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.“

Zusammengefasst

  • Ein Unternehmer muss für erbrachte Leistungen/Lieferungen eine Rechnung erstellen (spätestens innerhalb von 6 Monaten)
  • Ein Unternehmer ist verpflichtet, dass der Rechnungsempfänger eine Rechnung in einem für ihn lesbaren Format bekommt. Praktische Beispiele wären hier der Ausdruck bei leerer Druckerpatrone oder eine Rechnung in arabischer Schrift.
  • Rechnungen müssen ordentlich archiviert sein. Es muss möglich sein, eine Rechnung nochmals auszudrucken
  • Es muss einen Mechanismus geben, dass eine geschriebene Rechnung nachträglich nicht geändert werden kann.

In der Praxis bedeutet dies ebenfalls, dass eine PDF-Rechnung signiert sein sollte. Die von Wirtschaft und Politik zusammengefassten Anforderungen wurden unter dem Stichwort ZUGFeRD gebündelt. Sollte deine Software also ZUGFeRD unterstützen bist du hier auf der sicheren Seite. Neben ZUGFeRD gibt es noch weitere Archivierungsmöglichkeiten z.B. PDF/A3. Hauptknackpunkt sind hier die Archivierungsmöglichkeit und die Unveränderbarkeit. Eine Rechnung mit Word schreiben ist damit nicht mehr möglich. Diese Regelung gibt es seit 2015 und stellt gerade Kleinstunternehmer vor Hürden.

Viele Warenwirtschaftsprogramme bieten einen internen Manipulationsschutz, so dass Rechnungen nicht mehr nachträglich verändert werden können. Viele heißt nicht alle, wenn du jetzt also dich nebenher bereits auf die Suche nach einem Warenwirtschaftsprogramm machst ohne Dokumentenmanipulationsschutz: Lass die Finger von solcher Software! Im Falle einer Betriebsprüfung wirst du ins Schwitzen kommen, wenn der Prüfer auf die Frage nach der Archivierungsdokumentation keine passende Antwort bekommt.

Während ich bei diesem Thema gerade bei Unternehmern, die nicht frisch dabei sind immer wieder Diskussionen führen muss und ich den Ärger auch verstehen kann: Es steht so im Gesetz und es ist eine wichtige Grundlage für den Geschäftsverkehr in Deutschland. Die Regelung der Nichtveränderbarkeit von Rechnungen besteht schon seit vielen vielen Jahren und die deutsche Gesetzgebung hat eine klare Vorgabe in welcher Art und Weise eine Rechnung nachträglich verändert werden darf.

Take away

Habe eine professionelle Software, die sich um dein Dokumentenmanagement kümmert! Für kleine Unternehmen gibt es zahlreiche Onlinetools auf Cloudbasis, für größere Unternehmen eine noch größere Anzahl an Systemen oftmals mit CRM- und ERP- Lösungen verknüpft. In meiner vergangenen Händlertätigkeit habe ich JTL Wawi und CAO Faktura verwendet.

Rechnungsangaben (§14 (4) UStG)

Die rechtlich notwendigen Angaben auf einer Rechnung eines deutschen Unternehmers sind in §14 (4) Umsatzsteuergesetz geregelt. Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,Beispiel:
    NICOLEIT MEDIA
    Inh. Markus Nicoleit
    Kallhardtstr. 20
    75173 Pforzheim
    Deutschland
  2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,Durch Social Engineering ist es unter Umständen mit der Steuernummer möglich Informationen über dein Unternehmen bei deinem Finanzamt zu erfragen. Solltest du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (auch USt-ID oder international VAT-ID genannt) besitzen, ist es immer ratsam diese anstatt der Steuernummer zu verwenden). Die USt-ID Nummer benötigst du, wenn du Lieferungen an Unternehmen im EU-Ausland hast (Warenverkauf und Wareneinkauf). Eine EU-Regelung ermöglicht den umsatzsteuerfreien Waren- und Dienstleistungsaustausch innerhalb der europäischen Union.
  3. das Ausstellungsdatum,
    Dies ist das Datum an dem du die Rechnung schreibst, nicht wann du die Ware geliefert hast oder deine Dienstleistung erbracht hast. Es ist nicht erlaubt Rechnung Vor- oder Rückzudatieren.
  4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),Deine Rechnungsnummer kann aufgebaut sein, wie du es möchtest – Wichtig ist nur, dass jede Nummer nur einmal vergeben wird.
    Beispiele:
    MSG01512, MSG01513, MSG01514, MSG01515,..
    0001, 0002, 0003, 0004, 0005, …
    2018A01, 2018A02, 2018B02, 2018C03, ….
  5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,Beispiele:
    2 x Orangen, 1kg Netz (Bei Lebensmitteln Grundpreisangabe nicht vergessen!)
    5 Stunden Technikereinsatz zur Computerreparatur
  6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,Beispiele
    Geliefert am 01.02.2017
    Sofern nicht anders angegeben entspricht das Liefer-/Leistungsdatum dem Rechnungsdatum (dies eignet sich ideal als „Universalvorlage“ in Rechnungen)
    Leistungszeitpunkt entspricht dem Lieferdatum des Lieferscheins 12345
  7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,Wenn deine Rechnung einen steuerfreien Bestandteil hat, muss dies gesondert ausgewiesen werden. Ein Klassiker, wo du diesen Fall vermutlich auch schon einmal gesehen hast ist die separat ausgewiesene TÜV-Prüfergebühr auf der Rechnung deines Autohauses.
  8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,In der Regel 19% deutsche Umsatzsteuer. Idealerweise gibst du die Höhe der Umsatzsteuer in Prozent und Euro an. Wenn deine Rechnungen mehrere Steuersätze für unterschiedliche Produkte hat (z.B. Lebensmittel) müssen beide Werte ausgewiesen werden. Bist du Kleinunternehmer nach §19 UStG musst du auf deiner Rechnung darauf hinweisen, dass du „Kleinunternehmer nach §19 UStG“ bist und keine Umsatzsteuer ausweist.
  9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers undUnter Umständen musst du den Rechnungsempfänger darauf hinweisen, dass er deine Rechnung archivieren muss.
  10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift”.Erstellst du eine Gutschrift, schreibe Gutschrift drauf – so einfach 😉

Wie du siehst, ist es nicht notwendig auf einer Rechnung zu vermerken, wann diese bezahlt werden muss und in welcher Weise dies zu erfolgen hat. Aus der Praxis ist dies dennoch ratsam, ebenso wie die Angabe der Bankverbindung, Telefonnummer und E-Mailadresse. Sollte deine Firma mehrere Mitarbeiter haben ist es ebenfalls hilfreich deinem Kunden mitzuteilen wer die Rechnung geschrieben hat. Bei gewerblichen Rechnungsempfängern sollte dessen Firmennamen und Anschrift ebenfalls ausgewiesen sein, denn ansonsten kann er die Vorsteuer nicht abziehen (ausser bei Kleinbetragsrechnungen). Bei Rückfragen kann er sich gleich an den passenden Mitarbeiter wenden.

Ich hoffe hier etwas Klarheit in das Thema gebracht zu haben. Bei weiteren Fragen stehe ich gerne zur Verfügung. Wenn Interesse besteht schreibe ich gernenoch einen abgrenzenden Artikel zum Thema der Kleinbetragsrechnung, hinterlasse mir dazu einfach einen Kommentar oder schreibe mir eine Nachricht.

Bis bald,
Dein Markus

Literatur:

  1. http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.html
  2. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
  3. https://de.wikipedia.org/wiki/ZUGFeRD

Bitte beachte, dieser Blogbeitrag ist vom 2. Januar 2018. Die Rechtslage kann sich inzwischen möglicherweise geändert haben.

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